สูตรห้าประการ: การบริหารจัดการเวลา

ดังที่มีคำกล่าวไว้ว่า เวลาคือสิ่งหนึ่งที่คุณไม่มีวันเอากลับคืนมาได้ นี่เองพระคัมภีร์จึงกล่าวถึง “การใช้เวลาให้เป็นประโยชน์” หรือ “รู้จักใช้ทุกโอกาส”[2] เราไม่ทราบว่าเราแต่ละคนมีเวลามากน้อยแค่ไหนในโลกนี้ ดังนั้นเราต้องใช้เวลาด้วยสติปัญญา นี่ต้องอาศัยความมุ่งมั่นในการพัฒนาทักษะการบริหารจัดการเวลา เพราะว่ามีอุปสรรค ความจำเป็นจริงๆ และสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวนับไม่ถ้วน ซึ่งเกิดขึ้นกับเราทุกวัน

มีรายการสิ่งที่ต้องทำยาวเหยียด มากกว่าที่เราจะมีทางทำได้หมด แต่ก็ง่ายเหลือเกินที่จะปล่อยเวลาให้เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ เป็นเรื่องปกติธรรมดาที่จะมัวยุ่งจนหัวหมุน ทว่าพอสิ้นสุดวันนั้นก็ตระหนักว่าเราไม่ได้ทำสิ่งที่ตั้งใจจะทำให้เสร็จ มีเครื่องล่อใจมากมายให้ผัดวันประกันพรุ่ง โดยการละงานที่ยากที่สุดไว้ก่อน แม้ว่างานนั้นจะสิ่งสำคัญจริงๆ สรุปแล้วก็เป็นความท้าทายใหญ่หลวงที่จะใช้เวลาด้วยสติปัญญาเสมอ โดยการทำสิ่งที่สำคัญที่สุดให้เสร็จลุล่วง แล้วหาเวลาจัดการกับความรับผิดชอบและหน้าที่ให้สมดุล มีทั้งการงานและเรื่องส่วนตัว ซึ่งเราต้องเผชิญหน้าในแต่ละวัน

มีศัพท์ยอดนิยมเรื่องการบริหารจัดการเวลาอยู่มากมาย ผมขอกล่าวถึงสองคำ ได้แก่ ประสิทธิภาพ และประสิทธิผล มีความแตกต่างใหญ่หลวงระหว่างประสิทธิภาพและประสิทธิผล ดังที่เจฟ เฮเดน อธิบายไว้

ผู้ที่มีประสิทธิภาพจัดระเบียบงานอย่างดี และมีสมรรถภาพ เขาตรวจสอบสิ่งที่ทำเสร็จลุล่วงในรายการสิ่งที่ต้องทำ เขาทำโครงการแล้วเสร็จ เขาทำงานเสร็จลุล่วง

ผู้ที่มีประสิทธิผลทำทั้งหมดที่กล่าวมา แต่เขาตรวจสอบว่าทำสิ่งที่ถูกต้องในรายการสิ่งที่ต้องทำ เขาทำโครงการที่ถูกต้องแล้วเสร็จ เขาทำสิ่งที่ถูกต้องเสร็จลุล่วง[3]

นี่เป็นประเด็นครอบคลุมหลายด้านที่ควรพิจารณา ในหลักพื้นฐานห้าประเด็นของการบริหารจัดการเวลา ซึ่งเราจะกล่าวถึง แม้ว่าการเป็นคนมีประสิทธิภาพมากขึ้นจะดีเยี่ยม แต่ถ้าเราพลาดองค์ประกอบของการมีประสิทธิผล ก็เป็นไปได้ว่าเราจะไม่บรรลุเป้าหมาย หรือไม่ได้ทำสิ่งสำคัญที่สุดให้เสร็จลุล่วง ดังนั้นในเรื่องทั้งหมดที่กล่าวมานี้ เราต้องพิจารณาที่จะเป็นผู้มีประสิทธิผล ในทุกสิ่งที่เราทำ รวมไปถึงการตัดสินใจ การจัดลำดับความสำคัญ และปฏิบัติตามหลักการบริหารเวลาด้วยสติปัญญา

จากบทนำดังกล่าว ขอให้ดูห้าประเด็นที่สำคัญ ในด้านการบริหารเวลา

1. ยอมรับว่าคุณทำทุกอย่างไม่ได้ ด้วยการจัดลำดับความสำคัญ

หนังสือเรื่องการบริหารเวลาจำนวนมาก พยายามสอนวิธีจัดระเบียบงาน และจัดตารางเวลา เพื่อจะได้ทำทุกสิ่งในรายการให้เสร็จลุล่วง นั่นคือวิธีที่ไม่ใช่ความเป็นจริง ถ้าคุณพยายามทำทุกอย่าง คุณก็เสี่ยงที่จะอ่อนล้าและหมดกะจิตกะใจ ซึ่งสวนทางกับการก่อเกิดผลแน่นอน!

เจฟ เฮเดน อธิบายได้ดี เมื่อกล่าวว่า “เราทำทุกอย่างไม่ได้ แต่ทุกคนทำสองสามอย่างให้ดีจริงๆ ได้ ขอให้ตัดสินใจว่าอะไรสำคัญที่สุดต่อคุณ ตัดสินใจมุ่งเน้นสิ่งเหล่านั้น ... และตัดสินใจสละสิ่งที่คุณอาจจะต้องการทำ แต่ในความเป็นจริงแล้วทำไม่ได้ อย่างน้อยก็ไม่ใช่ตอนนี้”[4]

ลำดับแรกในธุรกิจ คือ การยอมรับว่าคุณไม่สามารถทำทุกสิ่ง นั่นหมายความว่าคุณจะต้องสละบางสิ่งไป ต้องตอบปฏิเสธคำขอหลายอย่าง ต้องปฏิเสธโครงการบางอย่าง และตัดรายการสิ่งที่ต้องทำ การที่จะทำสิ่งสำคัญที่สุดให้เสร็จลุล่วง คุณจะต้องจัดลำดับความสำคัญ โดยให้ความสนใจและเวลาส่วนใหญ่กับสิ่งที่สำคัญ

คุณคงได้ยินถึงหลักการพาเรโต ที่เรียกว่าหลักการ 80/20 ซึ่งเป็นเสาหลักของการบริหารเวลา “ถ้าคุณดูรายการสิ่งที่ต้องทำ และเห็นว่าทุกสิ่งสำคัญพอๆ กัน ก็เป็นการง่ายที่จะรู้สึกว่าทำอะไรไม่ถูกกับงานมากมาย แทนที่จะนึกถึงคุณภาพของงาน แต่ขอให้พิจารณาข้อนี้ หลักการพาเรโตแนะนำว่า งาน 20% มีผลลัพธ์ 80% นั่นหมายความว่างานประจำวันเสี้ยวหนึ่ง สมควรได้รับความสนใจส่วนใหญ่ของคุณ”[5]

ทุกสิ่งสำคัญไม่เท่ากัน ไม่ใช่ทุกสิ่งที่มาถึงมือคุณ ควรได้รับความสนใจจากคุณ ถ้า 20% ของสิ่งที่คุณทำ ให้ผลลัพธ์ 80% นี่ควรจะเป็นตัวกรองหลักในการมองความสำคัญของงานต่างๆ

2. มีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำ และไม่ควรทำ

ถ้าคุณต้องการทำสิ่งที่ถูกต้องให้เสร็จลุล่วง ขั้นตอนแรกคือ พิจารณาอย่างจริงจังกับสิ่งที่คุณใช้เวลาด้วยในปัจจุบัน และสิ่งที่คุณควรใช้เวลาทำ นี่หมายถึงพิจารณาแผนการในชีวิตโดยรวม ขอให้มีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายหลัก และสิ่งที่คุณมุ่งเน้น คุณอาจต้องใช้เวลานึกคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ในช่วงแรกๆ พอสมควร เพราะนี่จะเป็นแผนการพื้นฐานที่คุณดำเนินงาน เมื่อสร้างเป้าหมายและแผนการ ประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือน

กล่าวโดยทั่วไป คุณต้องการแยกแยะว่าอะไรคือเป้าหมายหลักสำหรับปีนั้น ซึ่งคุณจะเรียกว่าประเภทที่คุณมุ่งเน้น คุณคงจะระบุประเภทที่เกี่ยวข้องกับงานบางอย่าง และบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับชีวิตส่วนตัว อย่าเลือกมุ่งเน้นหลายด้านมากเกินไป ถ้าคุณทำเช่นนั้น คุณคงไม่สามารถติดตามผลได้ทั้งหมด เมื่อคุณจัดเวลาประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือน ก็ช่วยได้ที่จะจัดส่วนใหญ่ไว้ประเภทหนึ่งที่คุณมุ่งเน้น นี่จะช่วยให้คุณจัดสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำทุกวัน ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายงานและเป้าหมายชีวิตโดยรวม

ยกตัวอย่างเช่น สมมุติว่าคุณดำเนินธุรกิจส่วนตัว และต้องดึงดูดใจลูกค้าให้ได้มากขึ้น เมื่อพิจารณาว่าคุณใช้เวลาแต่ละวันทำอะไร คุณคงอยากแบ่งเวลาทำงานไว้บางส่วนในแต่ละวัน เพื่อหาลูกค้าใหม่ วันหนึ่งคุณอาจไปร่วมการประชุมธุรกิจของชุมชน และอีกวันหนึ่งคุณอาจโทรไปสองสามบริษัทที่มีคนแนะนำ ถ้าคุณต้องการลูกค้าใหม่จริงๆ คุณควรจัดเวลาไว้ทุกวันเพื่อให้บรรลุผลตามเป้าหมายนั้น บางทีเป้าหมายหนึ่งคือ การศึกษาหลักสูตรเก้าเดือน คุณจะนำหลักการเดียวกันมาปรับใช้กับเป้าหมายในการศึกษาดังกล่าว ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจอยากจัดเวลาศึกษาหลักสูตรทุกค่ำ หลังจากลูกเข้านอนแล้ว และเป้าหมายหลักอื่นๆ ก็เช่นเดียวกัน

เมื่อคุณร่างแผนการลงกระดาษหรือคอมพิวเตอร์ ว่าคุณจะทำอะไร และจะทำเมื่อไร บันทึกวันเวลาที่แน่นอน ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าอัตราความสำเร็จจะทะยานสูงลิ่ว และการวางแผนเช่นนี้ดีที่สุดที่จะทำหนึ่งวันก่อนหน้า ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มผลผลิต ไบรอัน เทรซี กล่าวว่า “การร่างรายการในคืนก่อน [หรือตอนสิ้นสุดวันทำงาน] กระตุ้นจิตใต้สำนึกให้ดำเนินการตามแผนและเป้าหมาย ขณะที่คุณนอนหลับ เมื่อตื่นขึ้น คุณรู้สึกพร้อมที่จะรับมือกับความท้าทาย”[6]

ดังที่เบนจามิน แฟรงคลิน กล่าวไว้ว่า “การล้มเหลวที่จะเตรียมพร้อม คุณก็เตรียมตัวล้มเหลวได้เลย” ผู้มีสติปัญญาอีกท่านหนึ่งกล่าวไว้ว่า “เป้าหมายที่ปราศจากแผนการ เป็นเพียงความปรารถนา”[7]

การรู้ว่าคุณควรทำอะไร เป็นสิ่งที่สำคัญพอๆ กันกับการรู้ว่าคุณไม่ควรทำอะไร บางคนเรียกสิ่งนี้ว่ารายการ “เพิกเฉย” มีส่วนช่วยได้ที่จะระบุและบันทึกว่างานชนิดใดที่คุณไม่ควรทำ ถึงแม้ว่าคุณจะชอบทำ เวลาของเรามีจำกัด ดังนั้นเราต้องใช้เวลาอย่างรอบคอบ

3. ระบุและตัดสิ่งที่ทำให้เสียเวลา และสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว

ถ้าคุณต้องการเป็นผู้บริหารจัดการเวลาได้อย่างดี คุณต้องรู้ว่าอะไรทำให้คุณวอกแวก มีอุปสรรคมากมายในแต่ละวัน โดยไม่ต้องเอ่ยถึงสิ่งที่ทำให้เสียเวลาและไขว้เขวจำนวนนับไม่ถ้วน ซึ่งเทคโนโลยีหยิบยื่นให้ คุณมีแนวโน้มที่จะปล่อยเวลาให้สูญเปล่าอย่างไร เฟสบุ๊ค ทีวี ยูทูป สังคมออนไลน์ หรือเกมคอมพิวเตอร์ บางทีอาจเป็นรายการทำอาหาร การแข่งกีฬา ท่องอินเตอร์เน็ตอย่างไร้จุดหมาย ติดตามข่าวคนดัง มีรายการยาวเหยียด

สิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดนี้ ข้อที่เหมือนกันคือ มันสามารถแย่งชิงเวลาหลายชั่วโมงที่ล้ำค่าไปอย่างแยบยล

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนแนะนำให้คุณจดบันทึกจำนวนเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมดังกล่าวในหนึ่งสัปดาห์ คุณจะได้ตระหนักว่าเวลาของคุณหายไปไหน กิจกรรมเช่นนี้อาจกินเวลาอย่างมาก และทำให้ติดงอมแงม ดังนั้นถ้าคุณต้องการปรับปรุงการบริหารเวลา ก็คงมีสติปัญญาที่จะประเมินดูว่าคุณใช้เวลาไปเท่าไรกับเรื่องพวกนี้ แล้ววางแผนที่จะตัดหรือจำกัดเวลา และถึงกับพิจารณาที่จะปิดอุปกรณ์ในช่วงเวลาต่างๆ เพื่อจะได้มีพลังมุ่งเน้นอย่างเต็มที่

ไม่ใช่ว่ากิจกรรมหรือเทคโนโลยีเหล่านี้ไม่ดีหรือผิด หลายอย่างมีวัตถุประสงค์ที่เป็นประโยชน์ หรืออาจเป็นบางสิ่งที่คุณชื่นชอบในยามที่พักผ่อนหย่อนใจ คุณต้องมีเวลาผ่อนคลายเช่นกัน แต่คุณควรตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้ชีวิตกับกิจกรรมเหล่านี้มากแค่ไหน นั่นคือการบริหารเวลาที่มีความรับผิดชอบ ถ้าคุณจริงจังกับการบรรลุเป้าหมาย โดยทั่วไปแล้วต้องตัดสิ่งเหล่านี้ลงอย่างมาก หรือขจัดไปโดยสิ้นเชิง ถ้าเป็นไปได้ ขอให้ตระหนักถึงเวลาที่คุณใช้กับกิจกรรมเช่นนี้ ตระหนักว่ามันแย่งชิงเวลาที่ควรจะมุ่งเน้นกับเป้าหมายในชีวิตของคุณ

4. หาทางควบคุมและจัดระเบียบการงาน

คุณต้องหาระบบจัดระเบียบงานที่ใช้ได้ผลสำหรับคุณ วลีสำคัญในที่นี้คือ “ใช้ได้ผลสำหรับคุณ” มีระบบการจัดการที่หรูหราอยู่มากมาย ซึ่งออกแบบมาเพื่อจัดการกับอีเมล์ที่ท่วมท้น ติดตามการงานทุกอย่างได้ทันกับเวลา แบ่งสีสันอย่างลงตัว และแสดงชื่อโครงการในทุกรูปแบบเท่าที่คิดได้ นั่นยอดเยี่ยม ถ้าใช้ได้ผลสำหรับคุณ น่าเสียดายที่ว่าผู้คนอาจลงเอยด้วยการมัวแต่ใช้เวลาจัดการและปรับระบบจัดระเบียบงาน ซึ่งแย่งเวลาไปจากงานที่สำคัญ

เช่นเดียวกับรายการสิ่งที่ต้องทำ ถ้ามีรายการสิ่งที่ต้องทำยาวหลายหน้ากระดาษ และคุณเพิ่มเข้าไปทุกวัน คุณก็คงพบว่าไม่ยากที่เชื่อสถิตินี้ ว่า ผู้คน 23% ใช้เวลาจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำ มากกว่าใช้เวลาทำงาน! สิ่งที่ควรนำไปใช้คือ มองดูว่ามีอะไรพร้อมใช้ แต่จัดระบบให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นได้ เหนือสิ่งอื่นใด นำสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับคุณไปใช้ อย่ารู้สึกถูกผูกมัดกับสิ่งที่คนอื่นทำ หรือการตามเทรนด์ หรือสิ่งที่นิยมกัน ขอให้ลองต่อไปจนพบสิ่งที่เหมาะกับคุณจริงๆ

ระบบอะไรก็ตามที่คุณนำมาใช้หรือตั้งขึ้นมา ควรช่วยให้คุณสามารถควบคุมการงาน และช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีการพลาดขั้นตอน นั่นหมายความว่าเมื่อมีอะไรที่คุณต้องทำ จดจำ หรือทำภายหลัง คุณก็มีวิธีบันทึกข้อมูลนั้นโดยไม่พลาด คุณอาจมีสมุดโน้ตที่นำติดตัวไปด้วยตลอดเวลา และจดประเด็นไว้เมื่อนึกได้ หรือคุณอาจจดบันทึกไว้ในโทรศัพท์ และให้ประสานกันกับข้อมูลในคอมพิวเตอร์ เพื่อคุณจะได้เห็นทุกสิ่งที่ต้องทำในแวบเดียว ตามปกติแล้วต้องมีการจัดระเบียบอีกหลายขั้น เพื่อจัดประเภทงาน และอื่นๆ ทว่าประเด็นเดียวที่สำคัญที่สุดก็คือ เขียนหรือจดบันทึกไว้ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เพื่อคุณจะได้ไม่ลืมในภายหลัง เมื่อคุณมีรายการแล้ว คุณก็กำหนดลำดับความสำคัญได้ โดยยึดเป้าหมายสำคัญเป็นหลัก ดังที่ผมเอ่ยไว้ข้างต้น

เมื่อคุณจัดการเรื่องต่างๆ แล้ว ก็ขีดฆ่าออกจากรายการ เก็บรายการที่เป็นปัจจุบัน นี่จะช่วยให้ทราบว่าไปถึงไหนแล้ว และมีอะไรต้องทำบ้าง ขอให้ชำระสะสางรายการสิ่งที่คุณไม่ควรทำ ทบทวนรายการบ่อยๆ เพื่อจะได้ไม่พลาดอะไร และทบทวนทุกค่ำ เมื่อคุณวางแผนสำหรับวันต่อไป

หลักเกณฑ์สุดยอดอย่างหนึ่งของการเพิ่มผลผลิต คือ ทำงานสำคัญที่สุดก่อน จัดการกับรายการข้างบนสุด ซึ่งบ่อยครั้งเป็นงานยากที่สุด ขณะที่คุณมีเรี่ยวแรงมากที่สุด และมีความคิดแจ่มใสที่สุด[8] คุณจะไม่เพียงทำงานเสร็จมากขึ้น ทว่าคุณจะรู้สึกดีที่งานสำคัญเสร็จแล้ว ซึ่งจะช่วยให้คุณมีพลังจัดการกับงานส่วนที่เหลือ

5. อย่าหักโหม ยึดถือความเป็นจริง

นี่เป็นเรื่องยากมากสำหรับหลายคน เพราะเราต้องการช่วยเพื่อนร่วมงาน หรือเพื่อนมิตรในสิ่งที่เขาขอ เราอยากช่วย และก็มีความจำเป็นรอบข้าง ยากที่จะตอบปฏิเสธ แต่ความเป็นจริงก็คือ เรามีเวลาแค่วันละ 24 ชั่วโมง ไม่ว่าเราจะพยายามมากสักแค่ไหน เราก็ไม่อาจทำรายการให้เสร็จทั้งหมด เมื่อสิ้นสุดวันนั้น

พระเจ้ามอบเวลาจำกัดให้เราในแต่ละวัน ไม่ว่าคุณจะต้องการบรรลุผลมากแค่ไหน หรือคุณต้องการช่วยเหลือผู้อื่นอย่างจริงใจสักเพียงใด คุณก็บรรลุผลได้ส่วนหนึ่งตามความเป็นจริง ขอให้ระวังว่าคุณไม่หักโหมและมุ่งมั่นเกินควร นั่นเพิ่มพูนความเครียดอย่างมาก เป็นเหตุให้คุณทำงานไม่เสร็จ และนำไปสู่ความรู้สึกราวกับว่าทำอะไรไม่ถูก ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่าผู้ที่มองความท้าทาย ขอบเขต และระยะเวลาของโครงการ ตามความเป็นจริง คือผู้ที่จะพากเพียร[9]

พยายามอย่างจริงจังที่จะยึดถือตามความเป็นจริง เกี่ยวกับกรอบเวลาที่ต้องทำโครงการ ว่าคุณจะรับงานอีกชิ้นหนึ่งได้หรือไม่ และคุณจะส่งงานตามกำหนดเวลาได้หรือไม่ ขอให้ตระหนักว่าคุณมีงานอะไรที่ต้องทำอยู่แล้ว ซึ่งรายการสิ่งที่ต้องทำที่จดบันทึกไว้อย่างดีจะช่วยให้ทราบได้ ในที่สุดคุณก็ต้องกล้าตอบปฏิเสธ เมื่อจำเป็น จะเป็นเรื่องยาก ทว่าในระยะยาวการตอบปฏิเสธงานที่เกินพิกัด จะเป็นเครื่องป้องกันเพื่อให้คุณสามารถทำงานที่สำคัญ มีคุณภาพ และมุ่งเน้นได้ต่อไป โดยที่สมองปลอดโปร่งมากพอที่จะมีส่วนร่วมในการพูดคุย และแก้ปัญหาเชิงสร้างสรรค์ ฯลฯ

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติม เพื่อช่วยคุณให้เพิ่มผลผลิตสูงสุด คุณจะได้ทำงานเสร็จลุล่วงได้มากขึ้น ในเวลาที่น้อยลง

ผมอ่านบทความยอดเยี่ยมจากจอห์น แม็กซ์เวล ซึ่งกำหนดความสมดุลในการบริหารเวลาเป็นนาที ชั่วโมง และวัน เพื่อให้สอดคล้องกับภาพรวมในเป้าหมายและแนวทางของชีวิต ผมขออ่านข้อความที่จะหยิบยกมาให้ฟัง

“เวลาไม่คอยท่าใคร” คุณคงได้ยินคำกล่าวนี้มาแล้ว นี่เป็นจริง เวลาผ่านเลยไป สุดแล้วแต่ว่าเราจะตามทันหรือไม่ เราต้องคำนึงถึงเวลา หาไม่แล้วเราจะไม่มีวันก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ แต่ผมเชื่อว่าความสำเร็จมีความหมายมากยิ่งกว่าการบรรลุเป้าหมาย ความสำเร็จที่แท้จริงมาจากนัยสำคัญที่ว่า ทำสิ่งที่สำคัญ... สิ่งที่จะยั่งยืน หลังจากที่เราล่วงลับไปแล้ว

เราทราบได้อย่างไรว่าเราทำสิ่งที่จะสร้างความแตกต่างจริงๆ เราได้แต่มองดูนาฬิกาไม่ได้หรอก เราต้องคำนึงถึงเข็มทิศของเราด้วย... อีกนัยหนึ่งก็คือ เราต้องรวมสิ่งที่มุ่งเน้นเป็นประจำทุกวันไว้กับการคำนึงถึงแนวทางในระยะยาว นี่จะช่วยเราให้มีวิสัยทัศน์ที่ดีขึ้น

นาฬิกา: นาฬิกาตีบอกเวลาเสมอในชีวิตนี้ วันเวลาผ่านไป เราคว้าโอกาสไว้ได้ หรือไม่ก็พลาดไป ดังนั้นก็สำคัญที่จะคำนึงถึงเวลา ทว่าเวลาไม่ใช่สิ่งเดียว ถ้าหากคุณต้องการดำเนินชีวิตที่มีความหมาย

เข็มทิศ: เรานำทางชีวิตด้วยเข็มทิศ เข็มทิศจะคงที่ เรามีสติปัญญาเมื่อเราดำเนินตามแนวทางที่ทราบว่าควรจะดำเนินไป ทว่าการทำตัวให้สอดคล้องกับแนวทางของเข็มทิศ จะไม่ช่วยเราให้ไปถึงไหน ถ้าหากเราไม่เริ่มเคลื่อนไหว

นาฬิกาเทียบเท่ากับกิจวัตรประจำวัน คือ สิ่งที่เราทำอยู่ เข็มทิศเทียบเท่ากับสิ่งที่เป็นลิขิต ซึ่งบ่งบอกว่าเรากำลังบ่ายหน้าไปไหน นาฬิกาเกี่ยวข้องกับการนัดหมายและกิจกรรม ส่วนเข็มทิศชี้ไปสู่วิสัยทัศน์ ค่านิยม และพันธกิจ นาฬิกากับเข็มทิศรวมกัน จะมอบแรงจูงใจและแนวทางให้เรา การหาสมดุลระหว่างนาฬิกากับเข็มทิศ หมายความว่า เราสามารถเพิ่มพูนความพยายาม และเพิ่มคุณค่าให้กับโลกของเรา มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

ดังนั้นคราวหน้า ถ้าคุณวางแผนว่าจะทำอะไรบ้างในวันเวลา สัปดาห์ หรือเดือนปี ขอให้คำนึงถึงทั้งนาฬิกาและเข็มทิศ แล้วดูว่านั่นจะพาคุณไปไกลแค่ไหน[10]

ดังนั้นขอให้ทบทวนห้าประเด็นในการบริหารจัดการเวลา ซึ่งเราเพิ่งกล่าวถึง

1. ยอมรับว่าคุณทำทุกอย่างไม่ได้ ด้วยการจัดลำดับความสำคัญ
2. มีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำ และไม่ควรทำ
3. ระบุและตัดสิ่งที่ทำให้เสียเวลา และสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว
4. หาทางควบคุมและจัดระเบียบการงาน
5. อย่าหักโหม ยึดถือความเป็นจริง

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะระลึกไว้ว่าวัตถุประสงค์ของการบริหารจัดการเวลา ไม่ใช่แค่เพื่อทำให้ได้มากขึ้น ทว่าเพื่อทำสิ่งที่สำคัญให้ดี การบริหารเวลาที่ดีจะส่งผลเชิงบวกต่อทุกแง่มุมของชีวิต และจะช่วยให้คุณอุทิศเวลากับสิ่งที่สำคัญที่สุด เช่น ครอบครัว และผู้คนที่คุณห่วงใย ธุรกิจของคุณ ชีวิตทางวิญญาณ การรับใช้ชุมชน สุขภาพ ความสัมพันธ์ที่สำคัญ และอื่นๆ นี่จะช่วยให้คุณรู้สึกสมปรารถนา เพราะคุณจะประสบความพึงพอใจกับการทำงานเสร็จสมบูรณ์ ในฐานะผู้บริหารเวลาที่มีสติปัญญา คุณก็จะลงเอยด้วยการมีโอกาสมากมาย เพราะผู้คนจะเห็นว่าคุณพึ่งพาได้ เป็นคนรักษาคำพูด และคุณทำงานเสมอต้นเสมอปลาย เขาจะอยากทำงานร่วมกับคุณ

ผมขอฝากข้อคิดที่โดนใจนี้ไว้กับคุณ “เวลาหาค่ามิได้ คุณมีเวลา แต่คุณไม่ใช่เจ้าของเวลา คุณใช้เวลา แต่คุณเก็บเวลาไว้ไม่ได้ เมื่อเวลาผ่านเลยไป ก็เอากลับคืนมาไม่ได้ ขอให้ใช้ด้วยสติปัญญา!”

[1] สดุดี 90:12

[2] เอเฟซัส 5:16

[3] เจฟฟ์ เฮเดน “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People,” Inc. 6 ตุลาคม ค.ศ. 2014

[4] เจฟฟ์ เฮเดน “Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch 19 ตุลาคม ค.ศ. 2011

[5] ลี แม็คลอยด์ “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About)” The Muse 7 กันยายน ค.ศ. 2014

[6] ไบรอัน เทรซี “How to Squeeze the Most Out of Your Time,” GetMotivation

[7] แอนโทนี เดอ เซนต์-เอ็กซูเพรี

[8] เทรนท์ แฮมม์ “Do the Hard Things First,” The Simple Dollar 17 กันยายน ค.ศ. 2014

[9] ไฮดี แกรนท์ ฮัลวอร์สัน “Be an Optimist Without Being a Fool,” HBR 2 พฤษภาคม ค.ศ. 2011

[10] จอห์น ซี แม็กซ์เวลล์ “Connecting the Clock and the Compass,” Leadership Wired 7 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2014