Fórmula de Cinco: Gerenciamento de Tempo

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[Formula of Five: Time Management]

Faze com que saibamos como são poucos os dias da nossa vida para que tenhamos um coração sábio.^[1]

É como se diz: o tempo é uma coisa que você nunca pode recuperar. É por isso que a Bíblia fala sobre “remir o tempo” ou “aproveitando ao máximo cada oportunidade”.^[2] Ninguém sabe quanto tempo tem nesta terra, então cabe-nos gastá-lo com sabedoria. Isso pede um compromisso para o desenvolvimento de habilidades de gerenciamento de tempo, porque existem inúmeras interrupções, necessidades genuínas e distrações que nos acometem todos os dias

Temos listas de afazeres muito maiores do que somos capazes de realizar, mas que não nos impedem de desperdiçar tempo. É fácil sermos apanhado em um turbilhão de atividades, mas chegar ao fim do dia e perceber que não acabamos o que queríamos fazer. É grande a tentação de adiarmos o trabalho mais difícil, mas também mais importante. Em suma, o maior desafio é usar o tempo com sabedoria, fazer o que há é mais importante e encontrar o tempo para equilibrar a multiplicidade de tarefas e responsabilidades — profissionais e pessoais — que enfrentamos a cada dia.

Há muitas máximas de gestão de tempo, mas vou incluir duas aqui. Há uma grande diferença entre ser eficiente e ser eficaz. Como explica Jeff Haden:

Pessoas eficientes são bem organizadas e competentes. Conseguem marcar como feitas as coisas de sua lista de afazeres. Concluem projetos. As coisas acontecem com elas.

Pessoas eficazes fazem tudo isso, mas marcam como feitas as coisas certas de sua lista de afazeres. Concluem os projetos certos. As coisas certas acontecem com elas.^[3]

Este é um ponto primordial a considerar nos cinco pontos fundamentais de gerenciamento de tempo que abordaremos em um minuto. É ótimo se tornar mais eficiente, mas se nos faltar a efetividade, provavelmente não alcançaremos nossas metas nem faremos o que for mais importante. Precisamos sempre estar atentos para sermos mais efetivos em tudo o que fizermos, incluindo na maneira como tomamos decisões, definimos prioridades e implementamos práticas sábias de gestão de tempo.

Tendo feita essa introdução, passemos agora para cinco pontos chave no domínio da gestão do tempo.

Número 1: Aceite que não pode fazer tudo; priorize.

Muitos livros de gestão de tempo tentam ensinar como organizar suas tarefas e programar seu tempo para que você possa fazer tudo que está na sua lista. Não é uma abordagem realista. Se tentar fazer tudo, corre o risco de se desgastar e se esgotar, além de ser contraproducente!

Jeff Haden é muito feliz em sua colocação: “Não podemos fazer tudo, mas podemos fazer algumas coisas muito bem. Decida o que é mais importante para você, decida se concentrar nisso... e decida abrir mão das coisas que você quer fazer, mas que, realistamente falando, não consegue, pelo menos por enquanto.”^[4]

A primeira regra é aceitar que você não será capaz de fazer tudo. Isso significa que você vai ter de abrir mão de algumas coisas, dizer não a várias solicitações, recusar alguns projetos e reduzir sua lista de afazeres. Para que o mais importante seja feito, você terá de estabelecer prioridades e dedicar a elas a maior parte do seu tempo.

Você provavelmente conhece o Princípio de Pareto, também chamado 80/20 e considerado básico da gestão do tempo. “Se entender que tudo na sua lista de tarefas é igualmente importante, provavelmente se sentirá sobrecarregado pelo volume de afazeres, em vez de levar em consideração a qualidade do seu trabalho. Contudo, o Princípio de Pareto sugere é que 20% de suas tarefas produzem 80% dos resultados que você busca, ou seja, uma pequena faração do seu trabalho diário merece a maior parte da sua atenção.”^[5]

Nem tudo é igualmente importante. Nem tudo o que vem a você deve receber sua atenção. Se 20% do que você faz produz 80% dos resultados que deseja, use isso como um filtro por meio do qual deve avaliar a importância de suas tarefas.

Número 2: Tenha clareza com respeito ao que fazer e ao que não fazer.

Se quiser que as coisas sejam bem feitas, o primeiro passo é dar uma boa olhada em como atualmente gasta e no que deveria gastar o tempo. Isso significa olhar para seu plano de vida como um todo, tendo clareza sobre seus objetivos principais e o que você está buscando alcançar. É possível que, no primeiro momento, isso demande um bom tempo, pois servirá de plano base a partir do qual você criará suas metas e seus planos diários, semanais e mensais.

De um modo geral, você deve identificar suas principais metas para o ano, suas categorias de foco. Provavelmente algumas estarão relacionadas ao trabalho e outras à vida pessoal. Não escolha muitas áreas de foco, para não incorrer no risco de não atender a todas. Conforme você alocar o tempo numa base diária, semanal e mensal, é bom distribuir a maior parte do que você faz em uma dessas categorias de foco. Isto o ajudará a alinhar o que fazer no dia a dia com suas metas gerais relacionadas ao trabalho e à vida.

Por exemplo, digamos que você tenha seu próprio negócio e precise atrair mais clientes. Ao olhar para aquilo no que você gasta tempo a cada dia, parte da sua agenda deve se dedicar a conseguir novos clientes. Talvez um dia, você irá a uma reunião da comunidade; no outro, telefonará para as empresas para a quais você já tem alguma referência. Se novos clientes é o que você quer, deve investir tempo todos os dias para alcançar esse objetivo. Talvez um dos seus objetivos pessoais seja fazer um determinado curso. Nesse caso, deve aplicar o mesmo princípio ao seu objetivo acadêmico. Pode, por exemplo, definir um tempo para se dedicar aos estudos todas as noites, depois de as crianças irem para a cama. Faça isso com seus outros objetivos principais.

As pesquisas apontam haver um rápido crescimento da taxa de sucesso quando existe um plano — seja feito com papel e lápis, ou com um programa de computador —, que designe dias e horários para o que deve ser feito. Brian Tracy, especialista em produtividade, diz que “elaborar uma lista à noite [ou no fim de sua jornada de trabalho] provoca seu subconsciente a processar seus planos e metas enquanto você dorme. Ao acordar, você se sente pronto para enfrentar seus desafios.”^[6]

Como ensinou Benjamin Franklin: “Quem erra por não se preparar, prepara-se para errar.” E o outro sábio disse: “uma meta sem um plano é apenas um desejo.”^[7]

Tão importante quanto saber no que você deve trabalhar é entender o que não deve fazer. É o que algumas pessoas chamam de lista de “para ignorar”. Ajuda a identificar e eliminar os tipos de tarefas que surgem em seu caminho, mas que você não deve fazer, mesmo que goste de fazê-las. Nosso tempo é limitado, portanto precisamos ser criteriosos quanto a como o usamos.

Número 3: Identifique e reduza fontes de perda de tempo e de distrações.

Se quiser ser mestre na gestão do próprio tempo, deve aprender o que o atrapalha. Surgem muitas interrupções diariamente, sem falar nos incontáveis desperdiçadores e distrações que a tecnologia disponibiliza para nós. Como você tende a desperdiçar o tempo? Facebook? TV? YouTube? Acompanhando as mídias sociais o tempo todo? Jogos de computador? Programas de culinária? Acompanhando os eventos esportivos, tabelas e resultados dos jogos? Navegação aleatória na Internet? Conferindo as notícias sobre as celebridades?

A lista não acaba e o que todos os itens nela têm em comum é a incrível capacidade de roubar horas de seu precioso tempo. Muitos especialistas sugerem que você registre a quantidade de tempo que gasta em atividades assim no período de uma semana, para que esteja ciente de como usa o tempo. Elas podem consumir muito tempo e gerar vícios, então, se você quiser melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo, é sensato avaliar quanto tempo gasta nessas coisas. Em seguida, faça um plano para reduzir ou limitar o seu uso. Considere, inclusive, desligar seus dispositivos durante determinadas épocas, para aproveitar o poder da sua concentração total.

Não é que essas atividades ou tecnologias sejam más ou erradas; muitas são úteis ou podem ser algo que você gosta de fazer para relaxar — o que também é uma necessidade. Todavia, deve decidir quanto de sua vida você deseja destinar a essas atividades. Isso é gestão responsável do tempo. Se quiser mesmo alcançar um objetivo, essas coisas geralmente terão de ser postas em segundo plano ou eliminadas completamente. Lembre-se que o tempo gasto nessas atividades subtrai do que você deve investir na concretização das suas metas de vida.

Número 4: Encontre uma maneira de capturar e organizar as suas tarefas

Você precisa encontrar um sistema de organização que funcione para você. A frase chave aqui é “funciona para você.” Há muitos sistemas sofisticados criados para administrar sua caixa de e-mail, manter suas tarefas atualizadas, atribuir-lhes cores as distingam e exibir sua lista de projetos em todos os formatos possíveis. Isso é ótimo, se funcionar para você. Infelizmente, as pessoas podem acabar gastando tanto tempo gerenciando e aprimorando seus sistemas organizacionais, que se afastam de seus trabalhos prioritários.

O mesmo vale para listas de tarefas. Se sua lista de tarefas a ser realizadas se estende por páginas e páginas, às quais você adiciona algo diariamente, então você provavelmente não terá dificuldade de acreditar neste dado estatístico: 23% das pessoas gastam mais tempo organizando suas listas de afazeres do que realizando suas tarefas! A lição aqui é: olhe para o que está disponível, mas mantenha seu sistema tão simples quanto possível e, acima de tudo, use o que funciona para você. Não sinta que tem que fazer como os outros, o que está na moda ou popular. Continue tentando até encontrar algo que realmente atenda bem você.

Independentemente do sistema que você escolha ou crie, é importante que ele capture todas as suas tarefas e não deixe nada relevante de fora. Isso significa que, conforme surgirem coisas para você fazer, lembre-se de fazer uma anotação para garantir que a informação fique registrada. Você pode ter um caderno sempre com você em que registra as coisas conforme surgirem. Ou pode fazer uma anotação em seu telefone que se sincroniza com seu computador, o que permite uma visão mais condensada de tudo. Tipicamente, você precisará de algumas camadas adicionais de organização para categorizar suas tarefas e assim por diante, mas o ponto mais importante é registrar suas tarefas e compromissos para não os esquecer. Com uma lista de afazeres, você poderá definir quais são prioritários, com base em suas metas principais, como já explicado.

Marque os itens de sua lista conforme os realizar. Manter a lista atual o ajudará a saber onde você está e o que lhe cabe fazer. Elimine de sua lista coisas que não lhe cabem fazer. Revise sua lista com frequência para que seus afazeres não sejam relegados e repasse-as todas as noites quando fizer seu plano para o dia seguinte.

Uma das mais clássicas regras de produtividade é: faça primeiro o que for mais importante. Ocupe-se com o primeiro item da lista — que costuma ser também o mais difícil —, quando você estiver com mais energia e a mente mais fresca.^[8] Você não apenas realizará mais, mas terá a tremenda satisfação de ver aquela prioridade resolvida, o que o energizará para enfrentar o resto de suas tarefas.

Número 5: Não extrapole seus próprios limites. Seja realista.

Isto é difícil para muitos de nós, porque queremos ajudar nossos colegas de trabalho ou amigos com seus pedidos. Queremos ser úteis e existem necessidades em todos os lados. É difícil dizer não. Mas a realidade é que só temos 24 horas por dia e por mais que tentemos, não conseguimos eliminar tudo que está na bandeja de entrada até o anoitecer.

Deus nos deu uma quantidade finita de tempo cada dia e por mais que você deseje realizar ou ajudar os outros, há um limite do que efetivamente pode fazer. Tenha cuidado para não extrapolar seus próprios limites no que faz ou com o que se compromete. Além de lhe adicionar a si próprio tremendo estresse, prejudica sua capacidade de realização e o deixa com sensação de impotência frente aos desafios. Estudos mostram que as pessoas realistas com respeito ao desafio, ao escopo e à duração de um projeto são as que persistem.^[9]

Faça um esforço consciente para ser realista em relação ao cálculo da duração de um projeto, para avaliar se você pode assumir tal atribuição e pode cumprir os prazos previstos. Esteja atento ao que você já tem nas mãos com base na sua lista de tarefas atualizada. E, principalmente, esteja disposto a dizer não quando necessário. Vai ser difícil, mas, no longo prazo, recusar tarefas que o sobrecarregariam protegerá sua capacidade de realizar com qualidade mais trabalhos importantes, de manter o foco e de contribuir em discussões, resolução criativa de problemas, etc.

Aqui estão algumas dicas adicionais para ajudá-lo a maximizar sua produtividade, para que você possa fazer mais em menos tempo:

• Encontre seu período mais produtivo, o que alguns chamam da “hora do poder”, quando você está no auge da sua capacidade de realização. É quando você deve realizar seu trabalho mais importante.
• Planeje seu tempo tão cuidadosamente como planeja suas finanças.
• Não trabalhe em modo multitarefa. É mais eficaz se concentrar em uma coisa de cada vez, concluí-la e, então, passar para a próxima tarefa.
• Tente reduzir as interrupções. Estudos mostram que leva em média de 23 minutos para uma pessoa voltar ao ritmo de trabalho depois de uma interrupção.
• Agrupe tarefas semelhantes. Por exemplo: faça todas as suas chamadas telefônicas em um bloco de tempo. Leia correio eletrônico em horários pré-definidos, em vez de cada vez que entra uma mensagem.
• Tenha sempre um projeto com você, de forma que se você tiver de esperar por alguém ou tiver alguns minutos sem o que fazer, poderá usar bem o tempo. Ao longo de um ano, esses minutos perfazem uma quantidade de tempo importante.

Li um excelente artigo de John Maxwell que capta o equilíbrio da gestão de nossos minutos, horas e dias em conjunto com o escopo maior das metas e direcionamentos de nossa vida. Vou ler alguns trechos para vocês:

Conectando o relógio e a bússola

“O tempo não espera ninguém.” Você provavelmente já ouviu esse ditado. E é verdade; o tempo passa e cabe a nós acompanhá-lo. Precisamos estar conscientes do relógio, ou nunca vamos avançar em direção aos nossos objetivos. Mas acredito que o sucesso vai além da realização das metas. O verdadeiro sucesso vem do significado: fazendo as coisas que importam... as que durarão mais do que nós.

Como sabemos se o que estamos fazendo realmente faz a diferença? Não podemos apenas olhar para o relógio. Precisamos estar conscientes da nossa bússola. … Em outras palavras, temos de integrar um foco diário ao senso de direção a longo prazo. Isso nos dá uma perspectiva melhor.

O Relógio: Ele está correndo sempre nesta vida. O tempo passa e ou aproveitamos as oportunidades ou as deixamos passar. É importante não esquecer o relógio, mas isso não basta para quem quer uma vida com propósito.

A Bússola: É o que usamos para orientar nossas vidas. Permanece constante e a sabedoria nos ensina a nos alinharmos com a direção que sabemos devemos seguir. Mas somente alinhar o leme ao ponteiro da bússola não nos levará a lugar algum. É preciso nos mexermos.

O relógio equivale às coisas diárias: o que estamos fazendo; a bússola, ao destino: aonde estamos indo. O relógio lida com compromissos e atividades. A bússola trata da visão, da missão e dos valores. Juntos, o relógio e a bússola nos fornecem motivação e direção. Encontrar um equilíbrio entre eles significa que somos capazes de conjugar nossos esforços e adicionar o maior valor possível ao nosso mundo.

Então, da próxima vez que você planejar seu dia, semana ou ano, esteja consciente do relógio e da bússola e veja quão longe você irá.^[10]

Então vamos rever os cinco pontos do gerenciamento de tempo que vimos aqui:

1. Aceite que não pode fazer tudo; priorize.
2. Tenha clareza com respeito ao que fazer e ao que não fazer.
3. Identifique e reduza fontes de perda de tempo e de distrações.
4. Encontre uma maneira de capturar e organizar as suas tarefas.
5. Não extrapole seus próprios limites. Seja realista. 

É vital lembrar que a finalidade do gerenciamento de tempo não é apenas fazer mais, mas fazer bem o que é mais importante. A boa gestão do tempo afetará positivamente todos os aspectos da sua vida. Permitirá que você dedique tempo às coisas mais importantes, tais como sua família e as pessoas que você se preocupa, sua vida profissional, sua vida espiritual, seu serviço para a comunidade, sua saúde, suas relações chave e assim por diante. Isso lhe trará um senso de realização porque você experimentará a satisfação de concluir seus trabalhos. O bom gestor do tempo naturalmente terá acesso a muitas oportunidades porque as pessoas vão ver que você é confiável, honra sua palavra, e vão querer trabalhar com você.

Vou lhes deixar com uma reflexão incitante: “O tempo é de valor incalculável. É seu, mas não lhe pertence. Você pode gastá-lo, mas não o guardar. E quando ele se vai, não há como trazê-lo de volta. Use-o sabiamente!”