Pentálogo de la administración del tiempo

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[Formula of Five: Time Management]

Enséñanos a contar nuestros días [tomar conciencia de la brevedad de la vida] y tendremos así un corazón sabio^[1].

Se ha dicho que el tiempo es un bien que nunca podremos recobrar. De ahí que la Biblia hable de «redimir el tiempo» o «aprovecharlo bien»^[2]. No sabemos cuánto tiempo nos queda en esta tierra; por eso nos urge emplear sabiamente el que disponemos. Es imperioso, pues, comprometernos a desarrollar nuestras aptitudes de administración de tiempo, ya que cada día se nos presentan innumerables interrupciones, necesidades legítimas y distracciones.

Tenemos largas listas de tareas pendientes y más quehaceres de los que podamos llegar a terminar jamás. No obstante, es tan fácil dejar que el tiempo se nos esfume entre pitos y flautas. Nos sucede con demasiada frecuencia que nos vemos envueltos en un torbellino de trajines y ocupaciones, y así y todo llegamos al final del día y nos damos cuenta de que no logramos lo que nos habíamos propuesto. La tentación de postergar nuestros trabajos más difíciles pero de mayor importancia, es inmensa. En suma, el empleo prudente del tiempo, con rigurosidad, es una empresa dificilísima, como lo es también concluir las tareas que revistan más importancia y dedicar un tiempo adecuado a cada una las múltiples obligaciones y tareas —tanto de índole laboral como personal— que nos presentan cada día.

En la administración de tiempo hay muchas palabras de moda. Quiero mencionar dos de ellas: eficiencia y eficacia. Existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz. Jeff Haden lo explica así:

La gente eficiente es bien organizada y competente. Va poniendo aspas [X] en sus listas de verificación. Terminan tareas. Cumplen asuntos pendientes.

La gente eficaz hace todo eso, pero pone aspas en los asuntos que realmente importan de sus listas de verificación. Termina las tareas que debe terminar. Cumple los asuntos pendientes que debe cumplir^[3].

Este es un punto primordial que hay que considerar dentro de los cinco principios rectores de la administración del tiempo que abordaremos en un momento. Si bien es fantástico adquirir una mayor eficiencia, si descuidamos el componente de eficacia, muy probablemente no alcanzaremos nuestras metas ni lograremos cumplir con las cosas más importantes. Así pues, en todo esto es preciso analizar cómo podemos ser más eficaces en todo lo que hacemos, lo que incluye tomar decisiones, establecer prioridades y aplicar procedimientos acertados para el manejo del tiempo.

Con esa introducción, veamos las cinco pautas clave en el terreno de la administración de tiempo.

Número 1: Acepta que no lo puedes hacer todo; prioriza.

Muchos manuales sobre el manejo del tiempo pretenden enseñarnos a organizar tareas y programar el tiempo con el objeto de cumplir con todo lo que tengamos pendiente. Esa una propuesta poco realista. Cuando nos desvivimos por hacerlo todo corremos el riesgo de agotarnos y desangrarnos, ¡lo que desde todo punto de vista es contraproducente!

Jeff Haden lo expresó muy claramente con esta afirmación: «No podemos hacerlo todo, pero sí podemos hacer muy bien unas pocas cosas. Decide lo que es más importante para ti, decide que te enfocarás en esas cosas… y decide dejar de hacer cosas que quisieras pero que siendo realista no puedes, por lo menos por ahora.»^[4]

A la cabeza del orden de prioridades está aceptar que no podrás hacerlo todo. Eso significa que tendrás que dejar pasar ciertos asuntos, decir que no a una serie de pedidos, no aceptar ciertos trabajos y recortar tu lista de asuntos pendientes. Para cumplir con las cuestiones más importantes tendrás que fijar prioridades y dedicar una buena tajada de tu tiempo y atención a esas cosas.

Probablemente habrán oído del Principio de Pareto, al que también se denomina la regla del 80-20 y que está considerado la piedra angular de la administración de tiempo. «Si uno mira su lista de temas pendientes y otorga igual importancia a todo, es fácil verse sobrepasado por el grueso de las tareas, en lugar de enfocarse en la calidad del trabajo que realiza. Sin embargo, tengan en cuenta lo siguiente: El principio de Pareto observa que el 20% de las tareas que uno realiza producen el 80% de los resultados que se obtienen. Eso sugiere que una pequeña fracción de nuestro trabajo diario merece la mayor parte de nuestra atención.»^[5]

No todo tiene igual importancia. No todo lo que te llega debe concitar tu atención. Si el 20% de lo que haces te aporta el 80% de los resultados, ese debiera ser el prisma fundamental desde el cual miras la importancia de tus tareas.

Número 2: Ten claro qué debes hacer y qué no.

Si quieres lograr las cosas que corresponden, el primer paso es reflexionar con toda seriedad en qué empleas actualmente el tiempo y a qué debieras dedicar tiempo. Eso implica echar una mirada a tu plan global de vida, determinar cuáles son tus principales objetivos y a qué aspiras. Al principio quizá tengas que dedicar un buen pedazo de tiempo a esto y pensarlo detenidamente, ya que te servirá de base para luego trazar tus planes y objetivos diarios, semanales y mensuales.

En términos generales querrás distinguir cuáles son tus principales objetivos del año en curso, las categorías en las que quieres concentrar la atención. Probablemente identificarás varias categorías en el plano laboral y otras tantas relacionadas con tu vida personal. No pretendas enfocarte en demasiados aspectos; de hacerlo, es probable que no logres estar al corriente de todos. A medida que distribuyes el tiempo según días, semanas y meses, es aconsejable colocar la mayoría de lo que haces en una de esas categorías de enfoque. Eso te ayudará a compaginar lo que haces en el día a día con tus objetivos globales de trabajo y de vida.

Pongamos por ejemplo que diriges tu propia empresa y necesitas atraer más clientes. Al analizar en qué empleas el tiempo cada día, querrás apartar un bloque de cada día hábil para captar nuevos clientes. Puede que eso se traduzca en asistir un día a una reunión de empresarios de la ciudad y otro día en hacer llamadas a empresas que alguien te haya recomendado. Si de veras buscas clientes nuevos debieras dedicar tiempo todos los días a alcanzar esa meta. A lo mejor uno de tus objetivos personales sea estudiar un curso de nueve meses de duración. Aplicarías el mismo principio a ese objetivo de estudio. Es posible, digamos, que quieras fijar una hora cada noche, después que los niños se acuesten, para ir avanzando en el curso. Puedes seguir el mismo procedimiento con tus otros objetivos principales.

Las últimas investigaciones arrojan que trazar un plan en papel o en computadora, estipulando lo que vas a hacer y en qué momento, anotando fechas y horas, maximiza tu índice de aciertos. Y esa planificación se realiza mejor el día anterior. El experto en productividad Brian Tracy dice que «elaborar tu lista la noche anterior [o al final de la jornada laboral] induce al subconsciente a trabajar en tus planes y metas mientras duermes. Cuando despiertas, te sientes listo para enfrentar tus retos»^[6].

Vienen a colación las palabras de Benjamin Franklin: «Si fallas en prepararte te estás preparando para fallar». Otro pensador afirmó: «Un objetivo sin plan es un deseo nada más»^[7].

Tan importante como saber en qué debes trabajar es saber en qué no debes trabajar. Hay quienes catalogan esta fórmula como la lista de imprescindibles. Es conveniente catalogar y anotar qué tipos de tareas te llegan que no deberías realizar, por mucho que te guste hacerlas. El tiempo de que disponemos es limitado, por lo cual hay que ser sensatos en su uso.

Número 3: Reconoce y reduce las distracciones y lo que te roba tiempo.

Si quieres adquirir destreza en el manejo del tiempo es preciso que determines qué cosas te desconcentran. Todos los días nos vemos expuestos a innumerables interrupciones, ni qué decir de los derrochadores de tiempo y las distracciones que la tecnología ha puesto a nuestra disposición. ¿En qué cosas tiendes a malgastar tiempo? ¿En Facebook? ¿Viendo televisión? ¿En YouTube? ¿Manteniendo un contacto permanente con las redes sociales? ¿Juegos de computadora? ¿Quizá programas de cocina? ¿Siguiendo eventos deportivos y estando pendiente de los resultados? ¿Navegando al azar por la Internet? ¿Revisando los últimos chismes sobre las celebridades? Y una infinidad de cosas.

El común denominador entre todo lo anterior es que esas actividades poseen la extrañísima capacidad de robarnos horas de tiempo valiosísimo. Muchos expertos recomiendan llevar un registro de la cantidad de tiempo que se pasa en esas actividades durante una semana para tomar conciencia de lo que acontece con tu tiempo. Actividades de esa índole pueden absorberte durante largos ratos y ser adictivas. De ahí que si deseas mejorar tus aptitudes de administración de tiempo sería prudente que evaluaras cuántas horas gastas en ellas. Seguidamente podrías elaborar un plan para reducir o limitar la práctica de dichas actividades. Incluso pensar en la posibilidad de apagar tus dispositivos en ciertos momentos para aprovechar tu poder de plena concentración.

Eso no quiere decir que esas actividades o tecnologías sean malas o desacertadas; muchas tienen propósitos útiles o pueden ser algo que disfrutas para relajarte. Y sí, es cierto que necesitas un tiempo para bajar las revoluciones; no obstante, debes decidir qué proporción de tu vida quieres otorgar a esas actividades. Eso es administrar responsablemente el tiempo. Si deseas alcanzar en serio una meta habrá que disminuir notablemente esas cosas o tal vez eliminarlas del todo. Presta atención al tiempo que dedicas a esas actividades, tomando en cuenta que te restan valioso tiempo, el cual podrías emplear para enfocarte en tus objetivos de vida.

Número 4: Ubica un método de registrar y organizar tus tareas.

Es fundamental que encuentres un sistema organizativo que funcione para ti. La frase clave en esta oración es «que funcione para ti». Hay en el mercado cantidades de sistemas de planificación y gestión concebidos para ayudarte a administrar el exceso de e-mails que recibes, mantener todas tus tareas actualizadas y con colores coordinados y exhibir tu lista de tareas en todos los formatos imaginables. Eso es fenomenal, siempre que a ti te dé resultado. Desafortunadamente la gente puede acabar invirtiendo un montón de tiempo administrando y afinando sus sistemas organizativos, lo que merma tiempo de su trabajo prioritario.

Lo mismo es cierto de las listas de quehaceres. Si tu lista de asuntos pendientes ocupa páginas y todos los días le sumas más entradas, probablemente no te cueste creer esta estadística: ¡el 23% de la gente gasta más tiempo organizando sus listas de quehaceres que el que invierte en realizar esos mismos quehaceres! La lección que podemos sacar de ello es: Infórmate de los programas que hay disponibles, pero simplifica tu sistema lo más posible; y sobre todo, opta por lo que más se acomode a ti. No te dejes presionar por lo que están haciendo los demás ni por lo que esté marcando tendencia o goza de mucha aceptación. Sigue buscando y probando hasta que encuentres algo que se ajuste bien a tu realidad.

El sistema que adoptes o establezcas, sea cual sea, debe permitirte registrar tus tareas y asegurarte de que nada quede desatendido. Eso significa que a medida que surjan nuevas tareas por realizar, o cosas que haya que recordar o que atender más adelante, posees un método de funcionamiento asegurado para apuntar esa información. Puedes llevar un cuaderno contigo todo el tiempo y tomar notas cada vez que se te ocurran. O si no, anotar un recordatorio en tu teléfono que se sincronice con tu computador para que de un vistazo puedas ver todo lo que tienes que hacer. Generalmente necesitarás mayores niveles de organización para categorizar tus tareas y demás. En todo caso, el punto más importante es anotar las cosas o dejarlas registradas por algún medio, a fin de no olvidarlas después. Una vez que hayas confeccionado una lista puedes determinar tus prioridades basándote en tus objetivos primordiales, como ya mencioné.

A medida que vayas cumpliendo con los asuntos, táchalos de la serie. Mantén la lista actualizada. Te indicará tu estado actual y qué cosas tienes pendientes. Expurga la lista de cosas que no debieras estar haciendo. Repásala con frecuencia para que no pases nada por alto y revísala cada noche cuando elabores el plan para el día siguiente.

Una de las reglas más clásicas de la productividad es esta: Haz primero tu trabajo más importante. Emprende la tarea de máxima prioridad de tu lista —que a menudo resulta ser la más difícil— cuando tengas más energía y estés más despejado mentalmente^[8]. No solo lograrás más, sino que te sentirás estupendamente por haber cumplido con tu labor prioritaria, lo que te vigorizará para abordar el resto de tus tareas.

Número 5: No contraigas demasiadas obligaciones; sé realista.

Esta es una exigencia difícil para muchos de nosotros, porque deseamos asistir a nuestros colaboradores o amigos en los favores que nos piden. Queremos ser serviciales, y hay necesidades de sobra. Es difícil decir que no. La realidad, empero, es que no tenemos sino 24 horas al día, y por mucho que nos esforcemos, es imposible cumplir al anochecer con todo lo que tenemos pendiente en la lista.

Dios nos dio una cantidad finita de tiempo cada día, y por mucho que quieras realizar o por muy sinceramente que quieras ayudar a otros, la realidad dicta que hay un límite en lo que se puede hacer. Por eso debes ser cuidadoso: no contraigas demasiadas obligaciones ni te sobrecomprometas. Eso te produce un tremendo estrés, te hace incumplir con tus obligaciones y como consecuencia terminas abrumado. Diversas investigaciones han demostrado que la gente que es realista acerca de la dificultad, alcance y duración de una tarea es la que persiste en ella^[9].

Analiza con celo y realismo la cantidad de tiempo que te tomará realizar un proyecto y determina si podrás o no asumir otra tarea y si podrás cumplir lo convenido en la fecha tope. Ten presentes las obligaciones que ya tienes. Una lista bien llevada de asuntos pendientes te ayudará en ese empeño. En última instancia, tendrás que estar dispuesto a decir que no cuando sea necesario. No será fácil, pero a la larga declinar tareas que te sobrecargarían preservará tu capacidad de realizar labores cualitativamente importantes, de mantener la atención enfocada y estar bien fresco y despejado como para aportar en conversaciones, en debates, en la solución creativa de problemas, etc.

Expongo enseguida otras pautas para ayudar a maximizar tu productividad y permitirte realizar más en menos tiempo.

• Determina cuáles son tus horas más productivas, lo que algunos llaman power hour (horas «potentes» o de mayor desempeño). Dedica esas horas a tu labor más importante.
• Administra tu tiempo con la misma prolijidad con que administras tu dinero.
• No realices multitareas. Es más eficaz enfocarse en una cosa a la vez, terminarla y pasar luego a la siguiente tarea.
• Procura minimizar las interrupciones. Algunos estudios revelan que a una persona le tarda un promedio de 23 minutos ponerse otra vez en vena después de una interrupción.
• Aborda en conjunto varias tareas similares. Por ejemplo, haz todas tus llamadas telefónicas en un mismo segmento de tiempo; repasa todos tus correos electrónicos en horas predeterminadas y no cada vez que te entre un nuevo mensaje.
• Lleva siempre contigo algún trabajo o tarea. Así, si te encuentras en un momento de espera o si tienes unos minutos de sobra, puedes emplear el tiempo con prudencia. Los minutos transcurridos durante un año se suman.

Leí un excelente artículo de John Maxwell que expresa la correlación que debe haber entre administrar nuestros minutos, horas y días, y el panorama más amplio de nuestros objetivos y rumbo de vida. Les leeré un extracto.

Conectar el Reloj con la Brújula

«El tiempo no espera a nadie». Quizá hayan oído ese refrán. Y es cierto: el tiempo avanza, y de nosotros depende seguirle el ritmo. Debemos ser conscientes del reloj; de lo contrario no progresaremos en la consecución de nuestras metas. No obstante, yo pienso que el éxito no es solo cuestión de cumplir metas. El verdadero éxito nace de la trascendencia: hacer cosas que importan [...], cosas que perduren cuando ya no estemos.

¿Cómo sabemos si lo que estamos haciendo tiene trascendencia? No podemos limitarnos a mirar el reloj. Debemos estar conscientes de nuestra brújula. [...] Es decir, debemos compaginar nuestro foco de atención de cada día con un sentido de orientación a largo plazo. Eso nos brinda una mejor perspectiva.

El Reloj: El reloj no deja de hacer tictac en esta vida. El tiempo pasa, y no tenemos otra alternativa que aprovechar las oportunidades o desperdiciarlas. De ahí la importancia de tener en cuenta el reloj. Pero ese no es el único factor si queremos llevar una vida trascendente.

La Brújula: La brújula nos marca el rumbo en la vida. Permanece constante, y es sensato enfilarnos por el rumbo que debemos seguir. Claro que no basta con colocarnos en el sentido que indica la brújula; para llegar a destino hay que emprender la marcha.

El reloj equivale a las cosas diarias: lo que estamos haciendo. La brújula equivale a las cosas del destino: hacia dónde nos dirigimos. El reloj tiene que ver con citas y actividades. La brújula apunta hacia los ideales, los valores y la misión. En conjunto, el reloj y la brújula nos proporcionan motivación y orientación. Dar con un justo medio entre los dos quiere decir que somos capaces de multiplicar nuestros esfuerzos y añadir todo el valor que podamos a nuestro mundo.

Así pues, la próxima vez que planifiques tu día, semana o año, ten conciencia tanto del reloj como de la brújula, a ver hasta dónde te llevan^[10].

Repasemos entonces las cinco pautas de la administración de tiempo que hemos abordado en este artículo:

1. Acepta que no lo puedes hacer todo; prioriza.
2. Ten claro qué debes hacer y qué no.
3. Reconoce y reduce las distracciones y lo que te roba tiempo.
4. Ubica un método de registrar y organizar tus tareas.
5. No contraigas demasiadas obligaciones; sé realista.

Es vital recordar que la finalidad del manejo del tiempo no es lograr más o cumplir más tareas, sino hacer bien las cosas trascendentes. La buena administración del tiempo afectará positivamente todo aspecto de tu vida. Te permitirá dedicar tiempo a las cosas más importantes, entre ellas tu familia y las personas que quieres, tu actividad profesional, tu vida espiritual, tu servicio a la colectividad, tu salud y tus relaciones vitales. Te aportará un sentido de realización, pues experimentarás la dicha de haber culminado lo que te propusiste. Como buen administrador de tiempo naturalmente serás beneficiario de muchas oportunidades, ya que la gente observará que eres una persona seria, un hombre o mujer digno de crédito y que eres consecuente, de manera que querrá trabajar contigo.

Me despido con este pensamiento contundente: «El tiempo posee un valor incalculable. Lo tienes, pero no eres dueño de él. Lo gastas, pero no lo puedes conservar. Y una vez que pasa, no hay modo de recuperarlo. ¡Empléalo con prudencia!»