Formula del cinque: gestione del tempo

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“Insegnaci a renderci conto della brevità della vita, affinché possiamo crescere in sapienza”.¹

Come è già stato detto, il tempo è una cosa che non si puoi riavere. Per questo la Bibbia parla di “approfittare del tempo” o di “fare il miglior uso possibile del tempo”.² Non sappiamo quanto tempo abbiamo su questa terra, quindi ci conviene spenderlo saggiamente. Ciò richiede un po’ d’impegno per sviluppare le nostre capacità di gestione del tempo, perché ci sono innumerevoli interruzioni, bisogni genuini e distrazioni che ci colpiscono ogni giorno.

Abbiamo lunghe liste di cose da fare, più di quante possiamo portarne a termine. Tuttavia è molto facile sprecare tempo. È fin troppo facile farci prendere da un vortice di occupazioni, ma arrivare alla fine della giornata e renderci conto di non aver compiuto quello che intendevamo fare. C’è la grande tentazione di procrastinare il lavoro più difficile ma più importante. In breve, è una sfida enorme usare costantemente con saggezza il nostro tempo, fare le cose più importanti e trovare il tempo di bilanciare la moltitudine di responsabilità e di compiti – personali e lavorativi – che ci troviamo di fonte ogni giorno.

Sono di moda molti termini che riguardano la gestione del tempo e voglio menzionarne due: efficienza ed efficacia. C’è una grande differenza tra l’essere efficienti e l’essere efficaci. Come spiega Jeff Haden:

Le persone efficienti sono competenti e ben organizzate. Spuntano ogni voce sulla loro agenda. Completano i progetti. Portano a termine le cose.

Le persone efficaci, fanno le stesse cose, ma spuntano dalla loro lista le cose giuste. Completano i progetti giusti. Portano a termine le cose giuste.³

C’è un punto onnicomprensivo da considerare riguardo ai cinque punti fondamentali della gestione del tempo, che prenderemo in esame tra un attimo. Anche se è un’ottima cosa diventare più efficienti, se ci manca l’elemento efficacia, probabilmente non raggiungeremo i nostri obiettivi e non realizzeremo le cose più importanti. Così, dobbiamo diventare più efficaci in tutto quello che facciamo, compreso il modo in cui prendiamo decisioni, stabiliamo le priorità e mettiamo in pratica buoni sistemi di gestione del tempo.

Dopo questa introduzione, vediamo i cinque punti nel campo della gestione del tempo.

1. Accetta che non puoi fare tutto; stabilisci delle priorità

Molti libri sulla gestione del tempo cercano di insegnarti a organizzare i tuoi compiti e il tuo orario in maniera da fare tutto quello che hai in agenda. È un approccio poco realistico. Se cerchi di fare tutto, corri il rischio di logorarti ed esaurirti—il che è certamente controproducente!

Ha detto bene Jeff Haden: “Non possiamo fare tutto, ma tutti possiamo fare alcune cose bene. Decidi cos’è più importante per te, decidi di concentrarti su quelle cose […] poi decidi di rinunciare alle cose che vorresti fare ma oggettivamente non puoi fare, almeno per il momento”.⁴

La prima cosa è accettare che non riuscirai a fare tutto. Ciò significa che dovrai rinunciare ad alcune cose, dire di no ad alcune richieste, rifiutare alcuni progetti e ridurre la tua agenda. Per fare le cose più importanti dovrai stabilire delle priorità e dedicare loro la maggior parte della tua attenzione e del tuo tempo.

Probabilmente hai sentito parlare del principio di Pareto, chiamato anche regola dell’80/20, che è un punto fondamentale della gestione del tempo. “Se esamini la lista di cose da fare e vedi che tutte hanno la stessa importanza, è facile farsi sommergere dalla quantità dei progetti, invece che dalla qualità del lavoro. Ma considera questo: il principio di Pareto suggerisce che il 20% del tuo lavoro produce l’80% dei tuoi risultati – e ciò significa che una piccola parte del tuo lavoro quotidiano merita la maggior parte della tua attenzione”.⁵

2. Abbi idee chiare su cosa fare e cosa non fare.

Se vuoi realizzare i progetti giusti, il primo passo è dare una buona occhiata a quello cui dedichi più tempo, o cui dovresti dedicare più tempo. Questo significa prendere in esame il tuo piano generale per la vita, chiarire quali sono i tuoi obiettivi principali e cosa vuoi realizzare. Per farlo, forse inizialmente dovrai dedicare un po’ di tempo ed energia a questa attività, perché ti servirà da punto d’avvio per creare i tuoi piani e i tuoi obiettivi giornalieri, settimanali e mensili.

In genere vorrai identificare i tuoi obiettivi principali per l’anno in corso, quelle che potresti chiamare categorie d’attenzione. Probabilmente identificherai alcune categorie relative al lavoro e alcune che riguardano la tua vita personale. Non scegliere troppi punti, altrimenti probabilmente non riuscirai a tenerti al passo con tutti. Quando organizzi il tuo tempo su base quotidiana, settimanale o mensile, è utile attribuire una di queste categorie d’attenzione alla maggior parte delle cose che hai da fare. Ciò ti aiuterà a mettere in linea quello che fai giorno per giorno con gli obiettivi generali del tuo lavoro e della tua vita.

Per esempio, diciamo che hai una ditta e devi attirare più clienti. Prendendo in esame quello che fai ogni giorno, dovresti riservare quotidianamente parte del tuo tempo alla ricerca di nuovi clienti. Quindi forse un giorno parteciperai a un incontro d’affari comunitario, mentre sceglierai di dedicare un altro giorno a telefonare a ditte che ti hanno consigliato di contattare. Se vuoi davvero nuovi clienti, dovresti dedicare del tempo ogni giorno per arrivare a quel risultato. Forse uno dei tuoi obiettivi personali è seguire un corso di studi di nove mesi. Puoi applicare lo stesso principio a questo obiettivo. Per esempio, potresti riservare allo studio un po’ del tuo tempo ogni sera quando i bambini sono già andati a letto. E così via con tutti i tuoi obiettivi principali.

Le ricerche dimostrano che quando tracci un piano su carta o computer di quello che farai e di quando lo farai, annotando date e orari specifici, la tua percentuale di successi balza alle stelle. Ed è meglio tracciare questi piani la sera prima. L’esperto di produttività Brian Tracy dice che “buttar giù una lista la sera prima [o alla fine della giornata di lavoro] spinge il tuo subconscio a lavorare sui tuoi piani e i tuoi obiettivi mentre dormi. Svegliandoti, ti sentirai pronto ad affrontare le tue sfide”.⁶

Come disse Benjamin Franklin: “Non preparandoti, ti prepari a fallire”. Un altro saggio ha detto: “Un obiettivo senza un piano è soltanto un desiderio”.⁷

Altrettanto importante del sapere su cosa dovresti lavorare è riconoscere su cosa non dovresti lavorare. Alcuni la chiamano una lista di cose da ignorare. Serve a identificare e annotare i tipi di progetti che si presentano e a cui non dovresti dedicarti, anche se ti piacerebbe occupartene. Abbiamo un tempo limitato, quindi dobbiamo usarlo con giudizio.

3. Identifica e riduci le distrazioni e gli sprechi di tempo.

Se vuoi imparare a gestire in maniera esperta il tuo tempo, devi sapere quali sono le cose che t’intralciano. Ogni giorno subiamo molte interruzioni, per non parlare d’innumerevoli sprechi di tempo e distrazioni resi possibili dalla tecnologia. Come tendi a sprecare tempo tu? Con Facebook? Con la TV? Con YouTube? Seguendo i social media a tutte le ore? Con i giochi al computer? Magari con i programmi di cucina? Seguendo gli avvenimenti sportivi e le classifiche? Navigando a caso sull’Internet? Leggendo pettegolezzi sulle celebrità? La lista non fa che continuare.

Quello che hanno in comune tutte le distrazioni di cui sopra è l’inquietante abilità di portarti via ore del tuo tempo prezioso. Molti esperti suggeriscono di tener nota del tempo che dedichi a quelle attività ogni settimana, per essere consapevole di dove va a finire il tuo tempo. Attività di questo tipo possono occupare molto tempo e causare dipendenza, quindi se vuoi migliorare le tue capacità di gestione del tempo faresti bene a valutare quanto tempo dedichi loro. Poi traccia un piano per ridurre o limitare il loro uso; prendi anche in considerazione l’idea di spegnere quegli apparecchi durante certi periodi, per utilizzare al massino la tua concentrazione.

Non che queste attività o tecnologie siano cattive o sbagliate; molte hanno scopi utili o ne puoi godere nei momenti liberi. Hai bisogno anche di rilassarti, ma dovresti decidere quanta parte della tua vita vuoi assegnare a queste attività. Questa è gestione del tempo responsabile. Se vuoi seriamente raggiungere un obiettivo, in genere queste cose dovrebbero essere limitate o magari eliminate del tutto. Sii consapevole del tempo che dedichi a queste attività, rendendoti conto che esse lo sottraggono ai momenti di concentrazione che potresti dedicare ai tuoi obiettivi nella vita.

4. Trova un modo per organizzare i tuoi lavori.

Devi trovare un sistema organizzativo che funzioni per te. In questo caso le parole chiave sono “che funzioni per te”. Ci sono in giro molti sistemi di gestione raffinati, progettati per gestire l’eccesso di email, aggiornare ed etichettare con colori diversi ogni compito e dare al tuo elenco di progetti ogni formato possibile e immaginabile. È un’ottima cosa, se funziona per te. Purtroppo la gente può finire per passare un sacco di tempo a gestire e perfezionare i suoi sistemi organizzativi, togliendo tempo prezioso al lavoro principale.

Lo stesso vale per la lista di cose da fare. Se la tua è lunga diverse pagine e continua ad allungarsi ogni giorno di più, probabilmente non ti sarà difficile credere a questa statistica: il 23% delle persone passano più tempo a organizzare le loro agende che a lavorare sui loro progetti! La lezione è questa: guarda cosa è disponibile, ma mantieni il tuo sistema il più semplice possibile e soprattutto utilizza quello che funziona per te. Non sentirti legato a quello che fanno gli altri o che ha successo o fa tendenza. Continua a sperimentare finché trovi qualcosa che vada bene per te.

Qualsiasi sistema adotti o imposti dovrebbe permetterti di identificare i tuoi progetti e assicurarti di non perderne dei pezzi. Questo significa che man mano che arrivano cose che devi fare, ricordare o gestire più avanti, dovrai avere un modo sicuro di annotare quelle informazioni. Potresti avere un block-notes che porti sempre con te e annotare i vari punti man mano che si presentano. Oppure potresti scrivere un promemoria nel telefonino e sincronizzarlo con il tuo computer, così da avere sott’occhio tutto quel che devi fare. Di solito avrai bisogno di altri livelli di organizzazione per categorizzare i progetti e così via, ma il punto principale è scrivere le cose o annotarle da qualche parte per non dimenticarle. Una volta che hai una lista, poi devi stabilire le tue priorità in base ai tuoi obiettivi principali, come ho menzionato prima.

Man mano che ti prendi cura dei vari punti, cancellali dalla lista. Se la manterrai aggiornata, ti aiuterà a renderti conto della situazione e di quello che hai davanti. Elimina dalla lista le cose che non dovresti fare. Esaminala spesso per non trascurare alcun elemento e controllala ogni sera quando fai i tuoi piani per il giorno successivo.

Una delle regole classiche della produttività è questa: fai prima il lavoro importante. Affronta il primo punto in elenco – che spesso potrebbe essere il più difficile – quando hai più energia e la tua mente è più fresca.⁸ Non solo realizzerai di più, ma ti sentirai meglio per aver già fatto le cose più importanti, galvanizzato per affrontare il resto.

5. Non sovraccaricarti di lavoro; sii realistico.

Questo è un punto difficile per la maggior parte di noi, perché vogliamo aiutare colleghi e amici quando ci chiedono qualcosa. Vogliamo dimostrarci utili. Ci sono esigenze da tutte le parti. È difficile dire di no, ma la realtà dei fatti è che un giorno ha solo ventiquattro ore e per quanto ci proviamo non possiamo completare la lista prima di notte.

Dio ci ha dato una quantità limitata di tempo ogni giorno e, per quanto tu voglia realizzare, o desideri sinceramente aiutare gli altri, realisticamente puoi fare solo fino a un certo punto. Stai attento a non assumerti troppi impegni, perché ti addosseresti uno stress enorme e non riusciresti a svolgerli, finendo per sentirtene sommerso. Alcuni studi hanno dimostrato che le persone che vedono in modo realistico la sfida, la portata e la durata di un progetto, sono anche quelle che persistono.⁹

Sforzati di essere realistico sul tempo che sarà necessario per un progetto, sulle tue capacità di assumerne un altro e della possibilità di terminarlo entro la scadenza data. Renditi conto di quello che hai già in ballo – e in questo una lista efficace dovrebbe aiutarti. Poi dovresti anche essere disposto a dire di no quando è necessario. Sarà difficile, ma alla fine il rifiutare un carico troppo grande di progetti ti permetterà di fare i lavori importanti, di restare concentrato ed essere abbastanza fresco da contribuire alle discussioni, alla risoluzione di problemi e così via.

Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per aumentare al massimo la tua produttività e riuscire a fare di più in meno tempo:

• Scopri il tuo periodo più produttivo, quando riesci a lavorare meglio. Fai il lavoro più importante in quei momenti.
• Gestisci il tuo tempo con la stessa attenzione con cui gestisci i tuoi soldi.
• Non fare troppi lavori allo stesso tempo. È più efficace concentrarsi su una sola cosa alla volta, completarla e poi passare alla successiva.
• Cerca di limitare al massimo le interruzioni. Alcuni studi dimostrano che in media una persona ha bisogno di circa ventitré minuti per concentrarsi sul lavoro dopo un’interruzione.
• Riunisci i compiti simili. Per esempio: fai tutte le telefonate in un unico periodo; controlla la tua mail in momenti prestabiliti, non ogni volta che arriva un messaggio.
• Porta sempre con te un progetto, così potrai utilizzare i momenti di attesa o qualche minuto libero qua e là. Nel corso di un anno, tutti i minuti si sommano davvero.

Ho letto un ottimo articolo di John Maxwell che coglie l’equilibrio tra la gestione di minuti, ore e giorni e il quadro più ampio dei nostri obiettivi e della direzione generale della nostra vita. Ne presento alcuni brani.

Il collegamento tra orologio e bussola

“Il tempo non aspetta nessuno”. È un detto che probabilmente avete già sentito. Ed è vero; il tempo va avanti e dipende da noi stargli dietro. Dobbiamo essere consapevoli dell’orologio, o non faremo mai progressi verso i nostri obiettivi. Ma credo che il successo sia più del semplice raggiungimento degli obiettivi. Il vero successo viene dal significato di quel che facciamo: le cose davvero importanti… le cose che durano anche dopo che ce ne saremo andati.

Come facciamo a sapere se le nostre azioni fanno veramente una differenza? Non possiamo limitarci a guardare l’orologio. Dobbiamo osservare la nostra bussola. In altre parole, dobbiamo integrare l’attenzione al presente con un senso a lungo termine della direzione in cui andiamo. Con questo otteniamo una prospettiva migliore.

L’orologio: in questa vita continua sempre a ticchettare. Il tempo passa: o approfittiamo delle opportunità o le perdiamo. Così è importante tenere in mente l’orologio. Ma non è l’unica cosa da fare, se vuoi condurre una vita piena di significato.

La bussola: è quella che usiamo per indirizzare la nostra vita. Rimane costante e facciamo bene quando ci allineiamo con la direzione in cui dovremmo andare. Ma semplicemente allinearci con la bussola non ci fa arrivare da nessuna parte, se non cominciamo anche a muoverci.

L’orologio equivale alle cose di tutti i giorni: quello che facciamo. La bussola equivale al nostro destino: dove siamo diretti. L’orologio affronta gli appuntamenti e le attività giornaliere. La bussola punta verso la visione, i valori e la missione. Insieme, l’orologio e la bussola ci forniscono motivazione e direzione. Trovare il giusto equilibrio tra i due vuol dire essere in grado di combinare i nostri sforzi e dare più valore possibile al nostro mondo.

Così, la prossima volta che pianifichi il tuo giorno, la tua settimana, o il tuo anno, tieni a mente sia l’orologio sia la bussola e vedi fin dove ti fanno arrivare.¹⁰

Ripassiamo questi cinque punti sulla gestione del tempo:

1. Accetta che non puoi fare tutto; stabilisci delle priorità
2. Abbi idee chiare su cosa fare e su cosa non fare.
3. Identifica e riduci le distrazioni e gli sprechi di tempo.
4. Trova un modo per organizzare i tuoi lavori.
5. Non sovraccaricarti di lavoro; sii realistico.

È essenziale ricordare che lo scopo della gestione del tempo non è solo fare di più. È anche fare bene le cose importanti. Una buona gestione del tempo avrà un’influenza positiva su ogni aspetto della tua vita. Ti permetterà di dedicare tempo alle cose più importanti, come la famiglia e le persone che ti stanno a cuore, il tuo lavoro, la tua vita spirituale, il tuo servizio alla comunità, la tua salute, i tuoi rapporti con gli altri e così via. Ti darà un senso di appagamento perché proverai la soddisfazione di aver portato a termine qualcosa. Gestendo bene il tuo tempo, ti sarà naturale trovare molte opportunità, perché gli altri vedranno che sei una persona affidabile, un uomo o una donna di parola, e che sei costante, quindi vorranno lavorare con te.

Ti lascio con questo valido pensiero: “Il tempo non ha prezzo. Ce l’hai, ma non ti appartiene. Lo spendi, ma non puoi conservarlo. Una volta andato, non lo potrai riavere. Usalo con saggezza!”

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Titolo originale: Formula of Five: Time Management
Pubblicato originariamente in Inglese il 23 Giugno 2015
versione italiana affissa il 26 Luglio 2015;
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